Aprenda como evitar o retrabalho em propostas comerciais

O retrabalho consiste na necessidade de refazer uma mesma tarefa que, por algum motivo, foi inicialmente concluída de maneira errada ou desalinhada com os objetivos. No caso de propostas comerciais, os retrabalhos podem surgir diante da necessidade de mudanças de objetos da proposta ouestrutura de pagamentos.

Inclusive, essa atitude pode ser muito prejudicial para os negócios. Pensando nisso, preparamos um artigo com as principais desvantagens do retrabalho e como evitar que essa situação ocorra. Acompanhe!

Por que o retrabalho é negativo?

Ter que fazer a mesma tarefa duas vezes é muito comum em alguns negócios, mas não são todos que entendem quão prejudicial essa atitude pode ser. Embora pareça simples ter que ajustar poucos detalhes, o retrabalho pode gerar pontos negativos como:

Desmotivação de colaboradores

Quando um colaborador precisa refazer uma tarefa que ele já tinha dado como concluída, o resultado pode vir em forma de desmotivação. Além de isso atrapalhar o planejamento de execução de tarefas, a necessidade de refazer o mesmo trabalho é, de certa forma, um feedback negativo.

Quanto mais frequente surge o retrabalho, maior é o nível de insatisfação e desmotivação, ocasionando quedas, cada vez maiores, de produtividade.

Perda de tempo

Por falar em produtividade, o retrabalho também leva a uma perda de tempo. Refazer uma tarefa não significa agregar um valor a mais, mas apenas corrigir o que estava originalmente inconsistente.

Sendo assim, gasta-se mais tempo na mesma tarefa – sem que haja um real aumento de resultados. Como consequência, a empresa perde um tempo que poderia ser aproveitado de maneira mais adequada.

No mundo empresarial, tempo também é dinheiro, logo, perder tempo significa desperdiçar recursos e gastar mais com a mesma função, o que de quebra colabora para baixos índices de competitividade no mercado.

Afastamento de clientes

Quando o retrabalho precisa acontecer em uma etapa em contato direto com o consumidor, como é o caso da cobrança de clientes ou da proposta comercial, a imagem transmitida sobre a empresa é menos positiva. O cliente sente que o negócio não é preparado o bastante e, por isso, precisa refazer tarefas. O resultado é que a confiabilidade cai diante da perspectiva de terceiros.

Além disso, o retrabalho também atrasa o atendimento e faz com que o cliente demore mais a obter a solução que ele originalmente buscava. No final, isso derruba os níveis de satisfação com o negócio. Essa situação, portanto, pode ser responsável por graves prejuízos.

Como evitar o retrabalho em propostas comerciais?

Para evitar as desvantagens dessa situação, portanto, é preciso atuar de maneira a evitar que haja a necessidade de retrabalho. Do ponto de vista das propostas comerciais, algumas formas de afastar essa situação incluem:

Monte um planejamento de tarefas

O ideal é que toda tarefa seja executada seguindo um planejamento. Nesse momento é importante definir quais são as etapas cruciais para o seu desenvolvimento, os responsáveis por cada tarefa, os prazos, os pontos de atenção e mais.

Isso garante uma orientação para o time, que passa a compreender melhor o que deve ser feito. Sendo assim, fica mais fácil garantir que os prazos sejam executados exatamente dentro dos parâmetros esperados. É interessante buscar metodologias como Scrum, 5w2h, PMBOK e outras.

Melhore a comunicação com a equipe

Uma equipe bem informada consegue desempenhar suas funções sem maiores dificuldades e com mais assertividade, sobretudo, em propostas comerciais. Sendo assim, vale a pena melhorar a comunicação com a equipe de modo que todos entendam o objetivo da proposta comercial, quais são suas características e outros detalhes importantes.

No caso de dúvidas, uma boa comunicação permite que elas sejam sanadas de maneira prévia, evitando os erros que levam ao retrabalho.

Tenha atenção aos prazos

Também é importante ficar de olho nos prazos. Isso evita, por exemplo, que uma proposta comercial seja enviada fora do prazo ou com datas incorretas. Além disso, essa atenção também permite um melhor planejamento de ações, garantindo que tudo seja feito de maneira eficiente e com um índice mínimo de erros.

Inclusive, vale a pena definir um prazo antecipado para a tarefa, de modo que ela possa ser analisada e modificada, se for necessário – antes de ser dada como concluída.

Busque apoio nas tecnologias

Quanto menor é a interferência humana, menores são as chances de acontecer um erro por desatenção ou desconhecimento. Sendo assim, vale a pena buscar apoio nas tecnologias como forma de conseguir processos automáticos e mais assertivos.

No caso de propostas comerciais, por exemplo, é interessante contar com uma tecnologia que ajude não apenas na elaboração, mas também no monitoramento e automatização das propostas comerciais. Assim, fica mais fácil garantir que todo o processo seja livre de erros e retrabalhos.

Faça um checklist

Uma ferramenta importante para conseguir identificar erros, antes de dar uma tarefa como concluída, é a realização de checklist. Basicamente, trata-se de uma lista com todos os itens que devem ser observados para garantir a assertividade da ação.

Ao usá-la, a equipe consegue visualizar erros e identificar pontos faltantes de modo a corrigi-los rapidamente. O ideal é que ela seja feita de maneira compartilhada, já que quanto mais olhos estiverem sobre a lista, mais fácil é identificar potenciais problemas. Nada deve ser aprovado sem que seja conferido de modo a evitar que a tarefa retorne para o seu ponto de origem.

Aprenda com os erros

Mesmo colocando tudo isso em prática e com assertividade, pode acontecer de uma tarefa precisar de algum tipo de retrabalho. Aquela proposta comercial pode ter que ser refeita devido a um detalhe que fora ignorado ou a um prazo definido incorretamente.

Quando o retrabalho for inevitável, é fundamental aprender com os erros. Por isso, sempre que o problema surgir identifique as causas, as responsabilidades e seus impactos. Ao manter em vista esses dados, fica mais fácil evitar novas situações – que estão presentes na realidade de um negócio. Inovarsempre é bom, e esse processo é parte do sucesso.

A própria tecnologia pode ajudar o seu negócio a acompanhar a situação das propostas comerciais, por exemplo, o que garante melhor inteligência sobre os pontos que devem ser melhorados. Como os retrabalhos podem causar prejuízos para o negócio, o melhor é evitá-los por meio de comunicação, atenção aos prazos e uso de tecnologia.

E então, leitor? Não quer mais saber de ter que fazer retrabalhos em propostas comerciais? Então entre em contato com nossa equipe e veja o que preparamos para você!