Guia definitivo para desenvolver propostas comerciais online eficientes

A captação de clientes é um grande passo para qualquer empresa. Sem um sistema eficiente de automação de propostas comerciais online, mesmo com um grupo de vendedores bem treinado e uma boa geração de leads, dificilmente uma organização conseguiria otimizar as vendas sem se perder nos processos e deixar clientes na mão..

Mas chamar a atenção da clientela nunca é o suficiente por si só. É obrigatório para qualquer bom gestor ter meios de limpar todo o processo e fidelizar esse cliente por meio de suas propostas comerciais.

Quando alguém lê um contrato cheio de números trocados, valores inconsistentes com a negociação do vendedor ou mesmo alguns erros de ortografia, a primeira reação será “este é o contrato certo?”. Em casos extremos, pode até ser que o cliente cancele o contrato e denuncie a empresa por não cumprir a negociação. E esse é apenas um dos inúmeros erros que podem ser cometidos na hora da venda.

Para evitar esses infelizes acidentes, trazemos aqui um guia completo para você conseguir montar propostas melhores para seus clientes. Acompanhe!

 

  Entenda como fazer uma proposta comercial online eficiente1. Entenda como fazer uma proposta comercial online eficiente

Nem toda venda é tão simples quanto as realizadas em mercados, lanchonetes ou lojas, por exemplo, em que o cliente sabe exatamente o que vai comprar e quanto vai pagar logo que faz o pedido.

Empresas que fazem propostas comerciais estão constantemente negociando com seus clientes por um preço que seja melhor para ambos os lados. Isso significa que cada pedido será praticamente único para cada cliente.

Para melhorar a montagem de cada proposta e evitar perder vendas por detalhes, temos aqui 5 dicas rápidas para melhorar a eficiência do seu contrato. Confira:

1.1 Prepare uma apresentação atrativa

A maioria das pessoas acredita que aparência não é o mais importante. De fato, não é, mas a questão não é só aparência. É também funcionalidade. Se a formatação das suas propostas comerciais está correta, o tamanho da letra é bem legível, não há partes escondidas pelo grampeamento e a impressão não está apagando com um toque, você já ganhou alguns pontos com o cliente.

1.2 Deixe as informações do contrato bem claras

Algo que seus clientes sempre vão querer ver em suas propostas comerciais são as informações que eles já discutiram com sua equipe de vendas. A começar pelo próprio nome. Prazos de entrega e duração do serviço, preço acordado e parcelamento, tudo deve ser informado de maneira clara e objetiva, sem linguagem técnica, muito menos jargões empresariais.

1.3 Insira sempre contatos para tirar dúvidas

Ninguém nasce sabendo. Por isso, é seu trabalho ensinar a seus clientes como o serviço funciona e tirar suas dúvidas sobre o assunto. Deixe os contatos que achar mais convenientes, sejam eles o seu número comercial, ramal ou mesmo WhatsApp e Skype.

1.4 Crie um padrão de documento

Já mencionamos que a maioria das propostas comerciais é única para cada cliente. Isso é verdade, mas ninguém tem tempo de redigir mais de 4 páginas de explicações a cada cliente que entra em contato. Isso aumentaria drasticamente o custo por cliente, o que não é uma opção financeiramente saudável.

O ideal é criar modelos de proposta, já com a parte didática preparada, e adicionar apenas a parte relevante e única, como preços negociados, prazos etc.

1.5 Tenha certeza de que o cliente entendeu tudo

A última coisa que você quer é cancelar um serviço depois de assinar um contrato. Antes do aperto de mão, explique cada detalhe tantas vezes quanto necessário, apenas por garantia.

 

Saiba como monitorar propostas comerciais online

2. Saiba como monitorar propostas comerciais online

Algo que você, como gestor ou empresário, deve repetir todo dia de manhã quando acorda é: “Jamais deixarei de acompanhar o desempenho das minhas propostas”. Não ficar de olho nas métricas é um dos pecados capitais de qualquer empreendedor.

Sem métricas das suas propostas comerciais, não há embasamento para tomar decisões nem parâmetros claros para determinar se seus negócios vão de vento em popa ou se apenas navegam em direção ao triângulo das falências. E para esse tópico, temos mais 5 dicas:

2.1 Monte um fluxograma do processo de vendas

Um setor de vendas e uma fábrica não são tão diferentes quanto parecem. Ambos possuem um fluxo de ações esperadas que ajuda a organizar o processo e a aumentar a qualidade final do produto. Estabeleça o caminho por cada cliente, desde o primeiro telefonema até a assinatura. Isso vai ajudar a controlar melhor o progresso de suas propostas comerciais.

2.2 Automatize o processo

Trabalhar com máquinas pode até não ser agradável para muitas pessoas, mas todos concordam que dessa forma se cometem menos erros e menos detalhes do fluxo de trabalho são esquecidos. Sem falar que, quanto menos processos mecânicos forem exigidos da equipe, mais ela pode se concentrar em soluções criativas, melhorar o relacionamento com o cliente e buscar novas áreas de atuação para a empresa.

2.3 Acompanhe a taxa de finalização do funil de vendas

Entenda por “taxa de finalização” a proporção entre o número de potenciais clientes e o número de vendas realizadas. Quanto mais propostas comerciais forem finalizadas com um número menor de contatos, maior será a eficiência do processo como um todo. Sem noção dessa taxa, fica impossível pensar em medir a eficiência de cada contrato.

2.4 Faça reuniões periódicas para avaliar o processo

É muito mais fácil realizar qualquer tarefa quando ela já se tornou parte da rotina. Por isso, mantenha como hábito reunir-se uma vez por mês com a sua equipe para determinar se as propostas comerciais estão indo bem ou mal. Aproveite para escutar o seu time, a fim de definir os porquês de uma queda, por exemplo, ou para pensar juntos as melhorias.

2.5 Customer Relationship Management

Mais conhecido como CRM, ele é o melhor amigo de empresas e equipes que lidam com centenas de clientes simultaneamente. Trata-se de um programa que une as funções de e-mail, agenda, banco de dados e arquivo de propostas, tornando tudo mais fácil de administrar.

Algum cliente pediu uma reunião? O CRM avisará se há conflito de horário e lembrará na data certa. Perdeu o contato de alguém? Sem problema, o CRM tem tudo registrado. Precisa assumir as vendas de um colega que entrou em férias? Os dados são compartilhados por todos os funcionários.

 

Descubra por que automatizar propostas comerciais é importante

​​3. Descubra por que automatizar propostas comerciais é importante

Já foi mencionado no capítulo anterior que automatizar processos é altamente benéfico para os processos da sua empresa. E ainda acabamos de falar do CRM, uma das melhores ferramentas de automação disponíveis para qualquer empresa.

Para aprofundar ainda mais o conhecimento nesse sentido, veja também 5 motivos bem claros para automatizar os processos da sua empresa e conseguir melhorar as vendas exponencialmente.

3.1 Redução de custo em larga escala

No lugar de pagar um valor X para uma pessoa unicamente organizar as propostas comerciais ao longo do dia e formular relatórios periódicos, que tal implantar um programa que faça tudo isso por conta própria? Pense que sua empresa que possa realizar cerca de 1 mil propostas: será que apenas um colaborador seria suficiente para gerir todos esses contratos?

É certo que a automatização dos processos de propostas comerciais facilita o dia a dia da equipe de vendas, uma vez que o time poderá abrir mão das tarefas operacionais para focar todos os esforços em estratégias de vendas. Ou seja, além da redução de custos em si, há a maximização das fontes de receita para a empresa.

3.2 Minimização dos erros humanos

Cometer pequenos enganos não é pecado em nenhuma empresa, desde que existam meios para lidar com essas adversidades. O problema é quando esses erros se acumulam e as propostas comerciais começam a se perder em um mar de falta de dados e informações desencontradas.

Com uma máquina responsável por seguir os protocolos e fazer as contas, haverá muito mais facilidade no cotidiano das equipes, uma vez que esse trabalho mecânico será feito de maneira automática. Isso evita a perda de um cliente por causa de um prazo vencido ou falta de resposta, por exemplo.

3.3 Aumento do controle sobre o processo

Outra enorme vantagem de jogar o trabalho braçal para a máquina é que ela pode registrar todos os passos do processo. Se alguma alteração é feita em um documento, um cliente tem o cadastro atualizado ou algumas propostas comerciais são iniciadas ou finalizadas, o servidor registra quem executou a ação e quando. Assim, se for necessário conferir algum dado, haverá o mínimo de chances de ocorrer qualquer contradição.

3.4 Agilização na finalização de contratos

Cada minuto a mais que um vendedor passa conferindo sua agenda, procurando documentos em pastas mal organizadas e discando o número de contato errado é menos um contrato que poderia ser finalizado.

Ter que dedicar menos tempo a essas tarefas significa ter mais tempo para conversar com potenciais clientes e enviar propostas comerciais. Lembre-se: dinheiro perdido não é só o que você gasta sem necessidade, mas também aquele que você deixa de ganhar em oportunidades perdidas.

3.5 Elevação do desempenho geral

Pense bem: se os processos se tornam mais ágeis, ocorrem menos erros, há maior controle sobre o processo e os custos totais são reduzidos. Nesse cenário, aquela proporção entre contatos e vendas naturalmente se torna mais favorável para a empresa.

Com isso, a equipe também passa a ficar mais motivada, uma vez que verá na automatização a chance de crescimento dos negócios em si, minimizando trabalhos operacionais e focando as estratégias.

5 erros que você não pode cometer em propostas comerciais

 4. Conheça 5 erros que você não pode cometer em propostas comerciais

Já foi mencionado o pecado capital de não acompanhar o desempenho das suas vendas adequadamente. Mas é claro que ele não é o único. Na hora de fazer a sua proposta comercial, existe uma infinidade de cuidados que devem ser tomados, ou toda a sua venda pode ir por água abaixo.

Então, trazemos agora os 5 erros mais graves e gerais a serem evitados:

4.1 Procrastinar

Um dos maiores pecados em propostas comerciais é esperar demais para enviar o contrato. Não adianta ter um texto perfeito e didático se ninguém além de você vai lê-lo. Se já existe um modelo pronto, faça as modificações necessárias para o cliente em questão e não enrole na hora de enviar.

Estamos falando do seu cliente, uma pessoa que tem pressa em receber resultados, e não de um vinho que fica melhor à medida que envelhece. Se possível, já chegue à reunião com o contrato redigido ou envie tudo no mesmo dia.

4.2 Não inserir informações básicas

Contatos, serviços, preços e prazos. Nunca deixe de colocá-los no papel. Mesmo que você já tenha discutido abertamente com o cliente, um documento escrito e assinado é a única garantia de que o combinado será cumprido. Sem essas informações básicas, suas propostas comerciais serão, no mínimo, incompletas.

4.3 Usar palavreado difícil

A maioria das pessoas que chega a fazer um pedido de serviço não entende os jargões, a linguagem técnica ou quaisquer outros códigos de comunicação internos. Mesmo que precise fazer um esforço, tente deixar sua linguagem acessível a ponto de um leigo entender perfeitamente a mensagem da proposta.

4.4 Não ter um modelo próprio

Um dos principais e piores erros que alguém pode cometer ao enviar um contrato é acreditar que qualquer modelo emprestado sirva.

Claro que estudar as propostas comerciais de outras empresas pode ser um bom ponto de partida, mas copiá-las e mudar apenas alguns detalhes é sempre um problema. A linguagem pode não ser apropriada, a proposta de serviço pode não ser adequada e o modelo pode já ser conhecido pelo cliente, criando um enorme problema com plágio.

Antes de começar a trabalhar com uma equipe de vendas, crie seu próprio contrato padrão e faça cada colaborador revisá-lo. Se todos concordarem, realize um teste com os clientes e peça um feedback. A partir dessas informações, será possível redigir propostas mais eficientes.

4.5 Não arquivar tudo no final

Por fim, suas propostas comerciais não podem ficar só na lembrança nem jogadas em qualquer lugar. A falta de registro pode gerar suspeitas de adulteração, além de ser possível sumir com alguma prova judicial que defenderia sua empresa no caso de um processo. Mesmo que você prefira os velhos arquivos em papel, ainda é importante mantê-los preservados e organizados. 

Conclusão

Conclusão

Agora você já sabe como é importante ter um processo eficiente para criar propostas comerciais que, além de captar melhor os prospects, certamente vão fidelizar toda sua clientela. Ao seguir os passos que trouxemos, você vai transmitir segurança e confiabilidade, com negociações e propostas bem-feitas. Afinal, elas são ferramentas essenciais para o sucesso de suas vendas.

Fique atento: implementando um sistema de propostas comerciais eficiente, treinando bem sua equipe e fazendo um bom marketing, além de diminuir os custos, a sua empresa experimentará um grande crescimento.

Sobre o SalesDocs

Sobre o SalesDocs.io

O SalesDocs é um software que facilita o processo de confecção e envio de propostas comerciais e contratos, dos mais simples aos mais complexos.

O resultado da sua adoção é mais eficiência e agilidade para os seus processos, uma vez que ele permite a economia de tempo na preparação das propostas, maior controle para a fase de propostas do funil de vendas e uma análise eficaz da sua área comercial.

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