Proposta x Orçamento x Contrato: Qual é o melhor para sua empresa?

Sua empresa trabalha com vendas e isso requer lidar com proposta, orçamento, contrato e muitos documentos que fazem parte do processo de negociação. Mas você já parou para pensar qual é o melhor momento de envio para cada um deles?

Se sua resposta é não, precisa rever os procedimentos adotados durante a transação. Afinal, o ato de vender vai muito além do simples envio de orçamentos.

Na realidade, é necessário seguir um funil detalhado, que passa por algumas etapas:

  • Atração do lead (potencial cliente);
  • Geração de oportunidade;
  • Preparação da proposta;
  • Envio do documento;
  • Assinatura;
  • Ganho que a sua empresa obtém com a venda.

Em cada uma dessas fases existe um arquivo mais adequado, que vai ajudar a convencer seu cliente de que o serviço ou produto que sua empresa oferece é o melhor. Ou seja, caso esse funil não seja bem trabalhado, o resultado pode ser desastroso, porque o negócio simplesmente pode não ocorrer.

Esse contexto todo deixa bastante claro que conhecer o arquivo mais adequado para cada uma das etapas do funil de vendas é fundamental para o sucesso do seu negócio.

Neste post, você vai conhecer a definição de cada um dos documentos mais importantes para a área de vendas e compreender como ele se encaixa no funil, utilizando-o no momento mais adequado.

Então, quer ter mais eficiência ao vender? Continue acompanhando e veja os documentos etapa por etapa!

Proposta comercial

 

MLXLSProposta Comercial

Quando pensamos nas fases que compõem uma venda, chegamos à conclusão de que esse documento está logo no início dos procedimentos. Nesse momento o cliente já foi contatado e existe uma oportunidade, ou seja, ele já disse: “sim, esse produto/serviço é interessante e pode ser bom para mim”.

Ter essa compreensão é o que vai fazer você obter os melhores resultados. Pensar em toda a conversação, reuniões e discussões com o cliente é outro diferencial. Mas o que é exatamente esse documento?

Ele mostra ao potencial cliente o produto que está adquirindo ou o serviço que está contratando e quanto será pago por isso. Isso significa que o arquivo deve ser enviado antes da contratação propriamente dita, porque ele vai detalhar o item negociado e especificar o valor.

Como ser mais eficiente

Para elaborar esse arquivo de forma adequada e passar para o potencial cliente exatamente o que ele precisa saber, você deve seguir algumas dicas:

Analise os detalhes

Mesmo que os itens mais importantes sejam dados e informações, você precisa se atentar aos detalhes para aumentar as chances de concretizar a venda.

Isso significa fazer uma ótima apresentação, que passe uma boa impressão da sua empresa.

Em relação a planilhas, organogramas, cronogramas e gráficos, atente-se para que o layout fique bonito e que as letras estejam em um tamanho legível depois da impressão.

Organize as informações

Se você não for organizado, terá muitos problemas. Vale a pena tirar um tempo antes de começar a montar o arquivo para se certificar de que tem em mãos os cálculos, planilhas, documentos e cronogramas necessários.

Isso evita que algo seja esquecido ou até mesmo que algum item seja inserido de forma inadequada, o que poderia arruinar o negócio.

Atente-se aos elementos obrigatórios

Esse documento deve conter alguns elementos básicos:

  • Contratante, contratado e produto ou serviço: ficam especificados na primeira página e têm por objetivo fazer um direcionamento ao responsável, trazer uma assinatura e especificar a compra que será realizada;
  • Sumário ou índice: apresenta cada tópico e o número da página específico;
  • Apresentação da empresa: não é obrigatório, mas é recomendado por trazer mais credibilidade. Indica as características, o histórico, as unidades e as especialidades da empresa etc.;
  • Objetivos: mostra os motivos que justificam o investimento que está sendo feito pelo cliente. Ou seja, são os objetivos da compra;
  • Metodologia: destaca como o objetivo será alcançado e informa os possíveis profissionais envolvidos, técnicas a serem adotadas, recursos, softwares e outros tipos de ferramenta;
  • Escopo: é o elemento mais básico, porque detalha as entregas e os recursos, inclusive determinando a quantidade, o nível dos profissionais envolvidos, as horas de trabalho etc.;
  • Cronograma: são as datas de entrega das etapas (conforme existirem), mas também pode especificar os prazos de pagamento;
  • Valores de investimento: é o preço. Nesse item também pode ser delimitado um cronograma de desembolsos parciais. Outras questões que podem ser inseridas são multa se houver atraso e validade do documento.
  • Anexos: são dispensáveis e devem ser usados somente se necessário. São compostos de gráficos, plantas, planilhas detalhadas, esquemas, imagens, mapas, entre outros. O objetivo dos anexos é tornar os dados mais fáceis de serem visualizados e compreendidos.

Além dessas dicas, uma ideia bacana é colocar um call to action (CTA), ou seja, uma chamada para a ação. Ela tem a finalidade de indicar o que a empresa espera que aquele potencial cliente faça. Por exemplo: “aproveite a promoção e ligue agora para nosso consultor!”.

Você também pode contar com um software para ajudar a elaborar esse documento, que é uma etapa primária, porém fundamental para que a venda seja concretizada.

Quais erros devem ser evitados

Além do que é obrigatório, também existem erros que devem ser evitados. Nesse período, o pior cenário é perder a confiança estabelecida com o comprador.

As falhas que costumam ocorrer e que você deve ter cuidado são:

Não atender às demandas do cliente

A pessoa que procura sua empresa está buscando sanar uma necessidade ou demanda. Isso deve ficar bem claro nesse primeiro documento. Caso contrário, a negociação vai se encerrar.

Assim, por mais que as demandas tenham sido abordadas nas conversas, os itens relacionados a elas devem ser detalhados com informações claras e precisas.

Essa também é uma dica para evitar recusas devido a esse motivo. Portanto, converse bastante com o cliente e conheça suas necessidades.

Evite agir rapidamente com o objetivo de o cliente não buscar a concorrência. É mais importante atender todas as solicitações, porque esse será seu diferencial e vai fazer com que o negócio seja concretizado.

Cometer erros gramaticais

Cometer erros gramaticais passa uma má impressão para o cliente e pode até interferir no negócio. Além disso, o português errado pode dificultar a leitura e indicar que sua empresa é descuidada e não se atenta aos detalhes.

O melhor é revisar sempre o documento antes de enviá-lo. Se preciso, faça isso no dia seguinte, porque facilita na hora de encontrar os erros.

Não ser criativo

É claro que o documento deve trazer aquilo que o cliente pretende contratar. Mas se ater somente aos detalhes técnicos pode ser prejudicial. Por isso, ofereça ideias inovadoras e detalhes que possam fazer a diferença.

Também oferte diferentes soluções e deixe sob a responsabilidade dele escolher qual é a melhor. Apenas tome o cuidado de não fazer grandes alterações ao redigir o documento, porque isso pode causar questionamentos.

Ou seja, mantenha-se criativo, mas foque nas exigências do cliente.

Não incluir depoimentos de outros clientes

Inserir depoimentos de outros clientes chama bastante a atenção, porque mostra ao novo comprador que ele pode confiar no seu negócio. Por outro lado, não colocar os depoimentos pode ser encarado como se a sua empresa fosse iniciante, e não uma referência no assunto.

Sempre coloque as informações a respeito do que os clientes pensam sobre sua empresa e deixe claro que você preza pela satisfação.

Falhar ao vender resultados e vantagens

Seu cliente vai adquirir o produto ou serviço que você oferece porque vai ganhar algo com isso. Mostrar os benefícios é necessário, porque confirma que as necessidades do comprador serão atendidas.

Uma maneira de fazer isso é usar gráficos e outros tipos de informação que ajudem a comprovar os dados e fechar a venda. Mostre o ROI (retorno sobre o investimento) e os resultados que podem ser atingidos em curto, médio e longo prazos.

Dessa forma, você conquista a confiança do cliente e incentiva a concretização da venda.

Não trabalhar com arquivos digitais

Você está sempre conectado à internet, fala com sua família por redes sociais, faz reuniões por videoconferência etc., mas não pensa em enviar um documento digital para seu cliente. Se esse é o seu caso, está na hora de se atualizar!

O arquivo eletrônico chega mais rápido e permite seu acompanhamento, que pode ser feito, por exemplo, utilizando um CRM (softwares para gestão do relacionamento com o cliente). Outra vantagem é usar um conteúdo interativo, ou seja, com recursos multimídia.

Isso torna sua ideia mais interessante para o potencial cliente e deixa claro que sua empresa está preocupada com todos os detalhes. Também aumenta sua reputação e a confiança, especialmente se você usar uma plataforma específica, que atenda suas necessidades.

Assim, usar a tecnologia para fechar um negócio é uma estratégia muito bem-vinda e que você deve começar a adotar já, porque pode reduzir custos, agilizar a negociação e obter melhores resultados.

Orçamento

 

MLXLSOrçamento

A próxima etapa de vendas é essa, na qual são especificados o valor de mão de obra, materiais e equipamentos que serão utilizados, condições de pagamento e datas de começo e término dos serviços.

No funil de vendas, esse momento também é anterior à concretização do negócio e constitui-se em mais uma etapa que permite o controle sobre os resultados de suas vendas. Isso porque orçar o produto ou serviço é o ponto-chave para que o negócio seja fechado.

Nesse momento, você deve passar segurança de que não haverá imprevistos. É importante reforçar que a validade das informações que constam nesse documento é de 10 dias, exceto se houver alguma especificação em contrário. O prazo começa a contar a partir do momento em que o seu cliente recebe o papel.

Se o cliente aceitar a oferta, o negócio passa para a próxima etapa. Nesse caso, as indicações de valores, condições de pagamento e outros detalhes não devem ser modificadas.

Agora, se o prazo ultrapassar, sua empresa tem o direito de mudar qualquer detalhe. Para evitar a recusa, você deve seguir algumas dicas:

Saiba pedir retorno

Muitas vezes, você orça o produto ou serviço, envia o arquivo e não recebe retorno. Apesar de ser muito comum, é possível impedir essa situação.

Com o uso de uma plataforma específica, você consegue acompanhar as visualizações e comentários do cliente, sanar dúvidas, melhorar as informações etc. Em todos os casos, as ações são notificadas por e-mail, o que facilita bastante o acompanhamento.

Entenda qual é o momento certo para enviar o arquivo

Encaminhar o documento fora do horário comercial ou próximo ao fim do expediente não é indicado. Isso tende a fazer com que seu cliente ignore o envio ou pense em tomar uma ação no dia seguinte e esqueça. Ou seja, o negócio pode falhar.

Quando for assim, agende o envio para o dia seguinte, logo pela manhã. Isso não vai significar atraso e ainda vai ser mais conveniente.

Seja objetivo

Essa etapa que estamos trabalhando requer detalhamento, mas é importante que a mensagem seja objetiva e direta. O mais recomendado é informar exatamente o que foi solicitado, sendo sempre cordial.

Em caso de ajustes, encaminhe novamente para o cliente dizendo que aquele arquivo é a versão número 2, por exemplo, e altere o nome do arquivo para evitar problemas e falhas de comunicação.

Uma dica também é indicar o que está incluso na venda e o que não está contemplado, deixando a negociação transparente.

Cotação

 

MLXLSCotação

Muitas vezes a cotação é confundida com o ato de orçar um produto ou serviço. Por isso, é importante saber exatamente do que estamos falando.

A cotação é a referência ou valor atribuído a um objeto em avaliação. Ela é utilizada para comparar o valor de um produto ou serviço fornecido por mais de uma empresa.

Por exemplo: você precisa adquirir determinado produto e entra em contato com diferentes fornecedores. Cada um venderá o produto por certo valor e você deve escolher o mais atrativo.

No funil de vendas, essa etapa ainda vem antes do fechamento do negócio. Esse momento é fundamental para demonstrar seu nível de profissionalismo e, portanto, alguns erros devem ser evitados. Veja alguns deles:

Não trazer informações claras

O mundo da informação e da internet mudou o comportamento do consumidor e atualmente ele não aceita mais situações de falta de objetividade e de clareza. Explique todas as informações que constam da cotação e seja bastante transparente. Isso conquista o consumidor.

Não perguntar o que o cliente deseja

Você já sabe que isso é importante, porque as etapas anteriores também dependem dessa informação. Mas não custa ressaltar, porque esse é outro elemento fundamental para que a cotação leve à tomada de decisão.

Não inserir diferentes opções

O importante aqui é colocar algumas opções para o comprador, porque ele pode estar mais interessado no preço, em algum detalhe específico, em uma funcionalidade etc. Não precisa oferecer 10 opções de produtos ou serviços. Apenas 2 ou 3 são suficientes.

Não fazer cotações parciais

Você conhece a necessidade e a demanda do cliente e sabe do que ele vai precisar. Pense em tudo e envie uma cotação completa. Por exemplo: se ele vai adquirir um software, envie a cotação mais simples e outra com funcionalidades que vão solucionar melhor o problema dele.

Não enviar a cotação por uma plataforma

O envio desses documentos que compõem o processo de vendas é mais eficiente se você usar uma plataforma. Isso garante que mais informações relevantes serão inseridas, evita esquecimentos e ainda assegura que todos os campos são preenchidos corretamente.

Contrato

 

MLXLSContrato

Chegamos a um dos itens mais importantes para a sua empresa, porque é ele que vai finalizar a compra em si. Esse documento está quase no fundo do funil de vendas, ou seja, é o momento em que o cliente vai assinar o documento ou desistir do negócio.

Ele é um negócio jurídico bilateral, ou seja, que envolve, pelo menos, duas partes. Apesar de formal, pode ser acordado de forma verbal ou escrita, apesar de esta última ser o modelo mais recomendado.

A finalidade desse documento é indicar que existe um contratante que cede o domínio de algo e outro que está disposto a pagar por esse ato.

É importante saber que podem ser especificadas a compra e a venda de produtos e serviços atuais ou futuros. Se o que for negociado é um elemento futuro, o documento é automaticamente invalidado se ele acabar não existindo.

Outro detalhe relevante é o fato de que a venda baseada em modelos, protótipos ou amostras assegura ao comprador o direito de ter acesso às mesmas características e qualidades verificadas no processo de negociação.

Isso significa que, em caso de haver contradições entre o que foi visto e adquirido, o que vale é a amostra, porque ela é que foi prometida para o comprador.

Esse é o momento mais esperado, porque assim que o documento é assinado, não há mais volta. Ou seja, é a partir da assinatura nessa fase da compra que o potencial comprador é convertido em cliente.

Nesse momento você também precisa pensar em fazer a gestão do relacionamento com o cliente por meio de um CRM e mensurar os indicadores, por exemplo, a taxa de conversão (relação entre o total de conversações e propostas enviadas e fechamentos dos negócios).

Novamente, a tecnologia é uma aliada. Nessa etapa, você pode enviar os documentos digitalmente, que são tão seguros quanto aqueles que estão no formato tradicional.

Ambos os formatos são regidos por alguns quesitos de segurança, como:

Identificação das partes

Esse arquivo deve estabelecer quem são contratante e contratado e quais são suas especificações, como endereço, site, e-mail, CNPJ etc. Essas informações são necessárias em caso de haver discussão a respeito desse instrumento.

Equivalência funcional

O formato digital tem validade e eficácia idênticas ao tradicional, que é escrito no papel.

Princípio da verificação

Se o documento for digital, ele deve ser armazenado a fim de provar que a contratação realmente foi realizada. Isso deve ser feito pela sua empresa, que é quem está fornecendo os serviços ou produtos. Vale a pena destacar que, se o contratante desejar, pode ter acesso a esse instrumento a qualquer hora.

Obrigatoriedade de convenção

Isso significa que contratante e contratado devem cumprir o que ficar determinado, sem haver a possibilidade de modificar cláusulas contratuais. As únicas exceções são no caso de ambas as partes concordarem com a alteração ou em situações de força maior.

Em relação à segurança das informações, no Brasil ainda existe uma carência de regulamentação específica para o ambiente virtual. Isso é resolvido com a assinatura eletrônica, um sistema que criptografa as informações do arquivo para que ninguém consiga acessar os dados.

Apenas os envolvidos na negociação terão a chave para esse desbloqueio, o que dá a certeza de que o procedimento é bastante seguro.

Termo de adesão

 

MLXLSTermo de adesão

Essa é a última etapa do funil de vendas antes do ganho da sua empresa e do cliente, claro. Depois de dizer sim a todos os aspectos, o cliente chega agora ao termo de adesão, que apresenta as cláusulas impostas e que devem ser aceitas pelo comprador mediante a assinatura.

Podemos dizer que esse é um tipo de contrato, no qual uma das partes envolvidas impõe as cláusulas que vão reger a negociação e que devem ser aceitas e seguidas pela outra parte.

Fica evidente que o termo já traz as especificações definidas, como acontece nos casos de financiamentos bancários, por exemplo. Esse documento, portanto, não apresenta possibilidades de grandes modificações.

As cláusulas do termo de adesão ou do outro instrumento jurídico que vimos podem ser encaradas como abusivas e, nesse caso, serão anuladas, conforme determina o Código de Defesa do Consumidor.

Esse termo também tem a possibilidade de especificar uma cláusula resolutória, que oferece a possibilidade de fazer a resolução do termo dependendo da situação que ocorrer. Essa possibilidade deve ser aceita pelo comprador.

Algo relevante e que deve ser ressaltado é o fato de que a lei 11.875, de 2008, determinou que os termos de adesão devem ser escritos com termos claros, fonte de tamanho mínimo de 12 pontos e caracteres legíveis e ostensivos.

O Código Civil e o Código de Defesa do Consumidor, mais especificamente, determinam as regras. Algumas das principais são:

  • Ambiguidade ou contraditoriedade: em caso de haver essas situações, a lei entende que deve ser adotada a interpretação mais favorável àquele que aceitou o termo de adesão;
  • Legibilidade: conforme já indicamos, a letra deve ter corpo 12 ou mais;
  • Limitação de direito: se isso ocorrer, o termo deve trazer essa parte em destaque, para evitar que a outra parte seja enganada;
  • Renúncia: em caso de renúncia de um direito da outra parte que seja resultado de contratação, as cláusulas passam a ser nulas.

De acordo com esses detalhes e pensando na segurança jurídica do termo de adesão, algumas ações que devem ser adotadas, são:

  • Leve o termo para um profissional do Direito analisar, a fim de evitar imprevistos e ambiguidades;
  • Registre o termo no cartório de notas para divulgá-lo às partes. Isso também ajuda a comprovar que não houve modificações posteriores;
  • Deixe bem clara qual é a responsabilidade da outra parte, indicando o que não deve ser feito.

Todas essas dicas para o termo de adesão devem ser praticadas porque ele traz mais vantagens à outra parte e não à sua empresa, justamente pelo fato de ele já estar pronto e ser inflexível.

Mesmo assim, vale a pena ressaltar que esse instrumento é bastante válido, principalmente se os abusos forem evitados, o que dá um equilíbrio à relação estabelecida entre as partes.

Assim, você já viu que diferentes documentos representam etapas importantes do funil de vendas. Eles vão fazer com que o seu negócio seja concretizado mais facilmente e que você tenha mais sucesso.

Aproveite o que você aprendeu sobre orçamento, contrato etc. e acompanhe todos os detalhes do processo de vendas por meio de um software como o Propostas Comerciais.