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Os documentos assinados pelo SalesDocs tem validade jurídica?

No Brasil, a assinatura de documentos em formato digital – e não presencial –  é regulamentado pela Medida Provisória num 2200-2 de 24 de Agosto de 2001 . Ela prevê que os documentos assinados digitalmente, devam cumprir 3 princípios: (1) autenticidade, ter suas partes autenticadas ou identificadas para garantir que quem assinou é realmente essa pessoa, (2) Integridade – Garantir que o documento seja armazenado de forma que não sofra alterações e que possa ser consultado no futuro e (3) Não repúdio – que as partes concordem que a assinatura do documento será feito digitalmente e que, não possa ser questionado posteriormente.

1 – Autenticidade: Identificação das Partes

A identificação das partes no SalesDocs é feita através do uso de endereços de mail corporativos, onde o domínio (o nome que vem depois do @ pertence a uma única empresa), associado ao endereço IP do computador em que a assinatura foi realizada, e do timestamp (data e hora em que o evento da assinatura ocorreu).

O documento a ser assinado é enviado ao endereço do email do usuário, Dessa forma, o usuário que o acessa tem obrigatoriamente algum vínculo com dada empresa (seja como colaborador, sócio ou outro) e o endereço de email foi criado pelo administrador da rede, nominalmente à aquela pessoa que o acesso utilizando senha pessoal, secreta e intransferível.

É exatamente o mesmo processo de identificação do certificado digital, entretanto nesse caso, a entidade autenticadora é a companhia e não a certificadora.

2 – Integridade do Documento

A integridade do documento no SalesDocs é garantida de algumas formas: Todos os documentos assinados ficam armazenados no nosso cofre criptografado (Criptografia ICP-Brasil) com uma chave (hash) de acesso único a ele.

Essa chave fica registrada no rodapé do documento e no comprovante de assinatura, ao final dele.

No momento da assinatura, o sistema anexa o PDF do documento e envia por email para todos os envolvidos, incluindo o link com a chave criptográfica (hash) para deixar registrados para todos qual documento foi assinado.

3 – Não repúdio

O fato de as informações eletrônicas poderem ser facilmente alteradas faz com que seja necessária a existência de um sistema no qual as partes confiem as informações que são compartilhadas e utilizadas nas transações diárias. Esta exigência para a confiança é conhecida como Não-Repúdio nos mundos legais e cripto-técnicos.

O Não-Repúdio é definido pela American Bar Association PKI Assessment Guidelines como sendo “… suficiente evidência para persuadir a autoridade legal (juiz, jurado ou árbitro) a respeito de sua origem, submissão, entrega e integridade, apesar da tentativa de negação pelo suposto responsável pelo envio”.

4 – Registro do histórico do documento

O SalesDocs registra, todas as alterações realizadas no documento e permite consulta nas versões anteriores.

Há uma confusão muito grande entre assinatura de termo de adesão via internet – onde não há possibilidade de negociação de cláusulas – e é considerado pela justiça como contrato leonino, o que o torna fraco juridicamente, de contratos assinados pela internet.

A função de histórico pode comprovar que sua empresa permite a discussão  e negociação de cláusulas e que as mesmas podem ser alteradas, dependendo da situação. E isso mostra que, apesar da assinatura ser digital, o processo de negociação do contrato foi idêntico ao um contrato assinado em papel.

5 – Comprovante de assinatura

Todos os documentos assinados pelo SalesDocs são adicionados de um comprovante de assinatura ao final do documento que contém:

  1. Data e hora em que a assinatura foi realizada
  2. Nome completo, email e CPF do signatário do signatário
  3. Código do Documento
  4. Link do documento contendo a Chave criptográfica (hash) que identifica esse documento no cofre do SalesDocs

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